第一章 总则
第一条 为了适应本部门工作需要，推进部门函件处理工作科学化、制度化、规范化，特制定本细则。
第二条 函件处理工作是指函件拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条 函件处理工作由部门负责人指定专人负责管理。
第二章 函件格式
第四条 函件一般由发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）字体和字号
如无特殊说明，函件格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
（二）行数和字数
一般每面排26行（行距：固定值26磅），每行排27个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
（三）文字的颜色
如无特殊说明，函件中文字的颜色均为黑色。
（四）发文字号
发文字号顶格居右边缘编排在红色分隔线下，由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
根据业务性质，本部门确定为：鞍师发规字〔〕X号。
（五）标题
由事由和文种组成。一般2号加粗宋体字，编排于发文字号下空一行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（六）主送机关
函件的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致函件首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
（七）正文
函件的主体，用来表述函件的内容。函件首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、” “（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用加粗黑体字、第二层用加粗楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（八）附件说明
函件附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（九）发文机关署名、成文日期和印章
署发文机关全称或者规范化简称。成文日期署会议通过或者部门负责人签发的日期，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），一般右空四字编排。
单一部门行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
当函件排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
（十）印发机关和印发日期
函件的送印机关和送印日期。一般用3号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
（十一）页码
函件页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在函件版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，在外侧切口一边编排。
（十二）函件中的横排表格
A4纸型的表格横排时，页码位置与函件其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
（十三）附件
函件正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，与函件正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在左上角第一行。附件标题居中编排在第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排函件的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
第三章 函件处理
第五条 函件拟制包括函件的起草、审核、签发等程序。
函件应当经部门负责人审批签发。函件文稿签发前，应当由函件管理负责人进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现本部门意图；是否同现行有关函件相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）其他内容是否符合函件起草的有关要求。
经审核不宜发文的函件文稿，应当退回起草人并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草人修改后重新报送。
第六条 对经部门负责人审批签发的函件，由函件管理负责人确定发文字号并详细记载印制份数。
第七条 对经部门负责人审批签发的函件，由函件起草人负责印制、执行并归档保存。
第四章 附则
第八条 本细则由党委发展规划部（处）负责解释。
第九条 本细则自发布之日起实施。
党委发展规划部（处）
2023年4月18日
鞍山师范学院党委发展规划部（处） 2023年4月18日印发
鞍师发规字〔20xx〕x号
关于XXXXXXX的通知(2号宋体加粗)
XXXXXXXXX：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（3号仿宋体）
一、第一层（3号加粗黑体字）
（一）第二层（3号加粗楷体字）
1.第三层（3号仿宋体字）
（1）第四层（3号仿宋体字）
附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXX
2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
党委发展规划部（处）
20XX年XX月XX日
鞍山师范学院党委发展规划部（处） 20xx年x月x日印发
附件1
XXXXXX（2号宋体加粗，居中编排在第三行）
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。